Geschäftskorrespondenz: kundenspezifische Formulierungen in geschäftlichen Briefen

Ob Anfrage für eine Übersetzung beantworten, höfliche Absage oder Dankschreiben an Kunden schreiben, Angebot für die Übersetzung unterbreiten oder auf die Kritik bezüglich eines erledigten Übersetzungsauftrags eingehen: geschäftliche Korrespondenz ist immer eine sehr formelle Angelegenheit mit gleichem Aufbau (unabhängig vom Anlass des Geschäftsschreibens). Um eine kundenfreundliche Kommunikation mit Ihren potentiellen Auftraggebern aufzubauen, sollten die Geschäftsbriefe höflich und nett formuliert sein. Mit einem freundlich formulierten Schreiben - auch bei Rechnungen und Absageschreiben – verbessern Sie Ihr Ansehen bei Ihren Kunden und hinterlassen einen guten Eindruck.

Freundliche Formulierungen für Ihre Geschäftsbriefe

Wenn Sie Anfrage eines potentiellen Kunden erhalten haben

  • Vielen Dank für Ihr Interesse an meinen Übersetzungsleistungen
  • Vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich […]. Gerne kümmere ich mich um die [russische] Übersetzung
  • Ich danke Ihnen sehr, dass Sie für eine Übersetzungsanfrage wieder auf mich zukommen

Auftragsbestätigung

  • Vielen Dank für die schnelle Antwort auf mein Angebot vom […]! Gerne bestätige ich Ihnen den Übersetzungsauftrag / Dolmetschauftrag über: [Leistungen angeben]  
  • Über Ihren Übersetzungsauftrag / Dolmetschauftrag vom […] habe ich mich sehr gefreut
  • Herzlichen Dank für Ihren Auftrag! Schön, dass Sie sich für meine Übersetzungsleistungen / Dolmetschdienstleistungen entschieden haben
  • Ich danke Ihnen für Ihr Vertrauen und versichere Ihnen, dass ich Ihre Anweisungen genauestens beachten werde / Ich werde Ihre Sonderwünsche bei der Übersetzung auf jeden Fall berücksichtigen
  • Bei mir ist Ihre Übersetzung in guten Händen. Es ist schön, Sie bei Ihrem Projekt unterstützen zu können
  • Ihr Übersetzungsauftrag ist bei mir in guten Händen. Ich lege großen Wert auf eine sorgfältige Ausführung und orientiere mich bei der Übersetzung an Ihren Wünschen

Angebot für die Übersetzung unterbreiten

  • Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe mir Ihr Dokument näher angesehen und kann Ihnen folgendes Angebot unterbreiten
  • Gerne sende ich Ihnen bis [heute Abend] einen Kostenvoranschlag zu
  • Wie in meinem Angebot vom […] beschrieben, sind folgende Leistungen im Preis inbegriffen: [Leistungen angeben] 

Dankschreiben an Ihren Kunden nachdem der Übersetzungsauftrag erledigt wurde

  • Vielen Dank für Ihren Auftrag! Ich habe gern für Sie gearbeitet
  • Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen / die gelungene / gute Zusammenarbeit / das angenehme Gespräch / Ihre Zeit / Ihre Mühe
  • Ich weiß die gute Zusammenarbeit mit Ihnen / Ihr Vertrauen / Ihr Engagement / unseren guten Kontakt wirklich zu schätzen
  • Anbei sende ich Ihnen die russische Übersetzung Ihres Dokuments. Die Zusammenarbeit mit Ihnen war (wie immer) sehr angenehm
  • Besonders gut hat mir an unserer Zusammenarbeit […] gefallen

Sie möchten an Ihren potentiellen Auftraggeber Fragen stellen / Ihr Auftraggeber beantwortet Ihre Fragen

  • Ich danke Ihnen sehr für die Mühe, meine Fragen zum Dokument zu beantworten
  • Ich würde mir erlauben, Sie morgen anzurufen
  • Vielen Dank für Ihr wertvolles Feedback / Ihre schnelle Rückmeldung
  • Danke, dass Sie sich direkt mit mir in Verbindung gesetzt haben, um die offenen Punkte (Fragen) zu klären
  • An dieser Stelle möchte ich mich ganz herzlich für Ihre Unterstützung bedanken
  • Herzlichen Dank für die Antworten auf meine Fragen. Wie immer sind diese für mich äußerst hilfreich. Im Anhang finden Sie nun die aktualisierte russische Übersetzungsfassung

Nachdem Ihr Kunde angerufen hat

  • Vielen Dank für Ihren telefonischen Auftrag von [heute Morgen]
  • Ich habe mich über Ihren Anruf sehr gefreut. Wie eben telefonisch vereinbart, sende ich Ihnen […] zu
  • Vielen Dank für das nette Gespräch. Es hat mich gefreut, Sie auf diese Weise persönlich kennenzulernen
  • Dankeschön, dass Sie mir Ihre Zeit geschenkt und kurz angerufen haben. Ich freue mich schon auf die gemeinsame Arbeit

Ihr Kunde hat Ihre Rechnung pünktlich bezahlt

  • Heute konnte ich bereits den Zahlungseingang für den Auftrag […] feststellen. Vielen Dank hierfür!
  • Ich möchte mich bei Ihnen für die nette Zusammenarbeit und die rasche Begleichung der Rechnung bedanken
  • Sie überraschen mich immer wieder aufs Neue: Ich habe Ihnen die Rechnung gestern geschickt und heute war der Rechnungsbetrag schon überwiesen. Vielen lieben Dank!

Ihr Kunde übt Kritik / gibt Feedback

  • Vielen Dank für Ihr gutes Feedback zu meiner Übersetzung. Wenn es Ihnen zeitlich passt, können wir uns morgen telefonisch darüber austauschen
  • Danke, dass Sie sich direkt mit mir in Verbindung gesetzt haben. Ich werde mir Ihr Feedback heute noch näher ansehen und mich dann bei Ihnen melden
  • Vielen Dank für den Hinweis zum Tippfehler im ersten Absatz. Ich werde Ihnen selbstverständlich umgehend eine korrigierte Fassung zusenden
  • Wenn Sie mit meiner Übersetzungsleistung nicht zufrieden sind, sagen Sie mir bitte Bescheid

Freundliche Ablehnung der Kundenanfrage

  • Zu meinem großen Bedauern muss ich Ihnen mitteilen, dass […]
  • Zu meinem Bedauern muss ich Ihnen mitteilen, dass ich nicht in der Lage bin, Ihren Auftrag [zu den von Ihnen genannten Preisen] anzunehmen
  • Den von Ihnen genannten Preis kann ich nur akzeptieren, wenn Sie […]
  • Vielen Dank für Ihre Anfrage und die übermittelten Informationen. Nach sorgfältiger Prüfung bin ich leider zu dem Ergebnis gekommen, dass ich Ihre Anfrage ablehnen muss, da […]

Rechnungstexte

  • Hiermit bedanke ich mich [erneut] für Ihren Übersetzungsauftrag und erlaube mir diesen in Rechnung zu stellen
  • Ich habe gemäß dem erteilten Auftrag nachfolgend aufgeführte Übersetzungs- und Dolmetschdienstleistungen erbracht und berechne Ihnen […]
  • Vielen Dank für Ihren Auftrag. Für die angefertigte Übersetzung erlaube ich mir, folgenden Betrag in Rechnung zu stellen […]

Formulierungen für den Schlusssatz

  • Ich danke Ihnen für Ihr Vertrauen und die gute [angenehme] Zusammenarbeit
  • Wenn Sie mit meiner Übersetzungsleistung (Dolmetschleistung/mit unserer Zusammenarbeit) zufrieden waren, empfehlen Sie mich bitte weiter
  • Natürlich würde es mich freuen, in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten
  • Es würde mich freuen, Sie auch bei der nächsten Veranstaltung begrüßen zu dürfen
  • Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung
  • Falls Sie noch Fragen haben, rufen Sie mich bitte an. Sie erreichen mich unter der Nummer (…)
  • Wenn es zusätzliche Informationen gibt, die Sie gerne über meine Übersetzungs- und Dolmetschdienstleistungen haben möchten, zögern Sie bitte nicht, mit mir Kontakt aufzunehmen. Ich würde mich freuen, Ihnen behilflich sein zu können
  • Ich freue mich auf die Gelegenheit, Ihnen bald zu Diensten zu sein
  • Ich hoffe, dass dieser Erstauftrag zu einer dauerhaften Verbindung / Zusammenarbeit führen wird
  • Ich hoffe, dass unsere Geschäftsbeziehungen auch in Zukunft erfolgreich sein werden
  • Ich würde mich freuen, die gute Zusammenarbeit mit Ihnen in den kommenden Jahren fortzusetzen
  • Auch ich muss mich bei Ihnen bedanken. Die Zusammenarbeit mit Ihnen hat viel Spaß gemacht. Viele Grüße und bis zum nächsten Mal!
  • Es hat mir wirklich Freude gemacht, für Sie die russische Version anzufertigen

Quellen: